Quản Lý Hồ Sơ Lưu Trữ
Thứ 3, Ngày 27/01/2015, 17:00
Import hồ sơ
27/01/2015

IMPORT HỒ SƠ

Chuyển dữ liệu (import) hồ sơ lưu trữ

Thông thường, công tác biên mục hồ sơ lưu trữ do một dịch vụ bên ngoài thực hiện hoặc do cán bộ lưu trữ thực hiện trên file excel bên ngoài hệ thống.

Với đa số cơ quan/tổ chức, việc biên mục hồ sơ lưu trữ được phân công đến các đơn vị thực hiện. Kết quả biên mục được lưu trữ trong file excel đi kèm với khối lượng hồ sơ đã biên mục gởi đến cho bộ phận Quản lý kho lưu trữ.

Do đó, để hỗ trợ cán bộ lưu trữ nhanh chóng chuyển dữ liệu đã biên mục trên file excel vào hệ thống, phần mềm cung cấp chức năng Import dữ liệu hồ sơ lưu trữ từ file excel. File excel import cần được định theo mẫu do phần mềm quy định. Cụ thể gồm các cột thông tin sau:

Thông tin hồ sơ:

  • Tiêu đề
  • Người lập hồ sơ
  • Cơ quan
  • Ký hiệu
  • Thời gian từ
  • Thời gian đến
  • Tổng số tờ
  • Ngôn ngữ
  • Chế độ sử dụng
  • Kho lưu trữ
  • Kệ hồ sơ
  • Hộp hồ sơ
  • Thời gian bảo quản
  • Mô tả
  • Tình trạng vật lý
  • Bút tích
  • Ngày tạo

Thông tin Thành phần hồ sơ:

  • Ký hiệu TP
  • Tiêu đề TP
  • Loại
  • Bản mềm
  • Tác giả
  • Cấp độ truy cập
  • Ghi chú
  • Độ gốc
  • Số tờ
  • Ngày tạo
  • Người tạo


​Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống thực hiện qua 3 bước:

Bước 1: Chọn tập tin chứa dữ liệu – tập tin excel với cấu trúc các cột thông tin như bên trên. Xác định dòng dữ liệu bắt đầu.

quan-ly-cong-van-buoc-1.png 

Bước 2: Ánh xạ các trường thông tin tương ứng giữa cơ sở dữ liệu của phần mềm và các cột thông tin trong file excel.

quan-ly-cong-van-buoc-2.png 

Bước 3: Thực hiện việc chuyển dữ liệu.

quan-ly-cong-van-buoc-3.png 

Kết quả chuyển dữ liệu sẽ được thông báo trên màn hình ở bước 3. Đối với các dòng dữ liệu chưa chuyển được do lỗi hoặc dữ liệu, hệ thống cho phép kết xuất các dòng thông tin này thành file excel để cán bộ lưu trữ có thể điều chỉnh các sai sót và chuyển (import) lại vào hệ thống.

Page View:   Lượt người xem:   3234
Share:Chia sẻ:
Manage PermissionsManage Permissions
|
Version HistoryVersion History

Hình ảnh

Hình ảnh mô tả

Tóm tắt

Nội dung

Link thay thế nội dung

Ngày xuất bản

Tin nổi bật

Tác giả

Phân loại

Loại bài viết

NavigationTermId

FriendlyURL

FriendlyName

Trạng thái

Lịch sử

Số lượt người đọc

Thứ tự hiển thị

LacVietFriendlyName

Approval Status

Attachments

Content Type: Tin Tức Mở Rộng
Version:
Created at by
Last modified at by
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
  • 24-7
  • agu
  • AlliED
  • APL
  • ASC
  • Bayer
  • Bel
  • CEP
  • Cfe-Trung-nguyen
  • CIC8
  • Citi-Bank
  • Con-Co
  • Co-Tec
  • Dai-Dong-Tien
  • dai-hoc-mo
  • dat-viet
  • Dau-nhot-Vi-lu-be
  • DigiPro
  • ECO-pharmar
  • FiNex
  • Golf-Long-Thanh
  • Grant-Thornton
  • Grobest
  • GSK
  • habubank
  • hoanvu
  • ICIC
  • ICTI HCM
  • Incombank
  • Jabil
  • Kanaan
  • Keppel-land
  • KMID
  • Giải pháp erp cho vĩnh tường
  • PV Drilling
  • Long thành
  • Lotus Steel
  • mbbank
  • MDK