Quản Lý Hồ Sơ Lưu Trữ
Thứ 3, Ngày 27/01/2015, 17:00
In mã vạch
27/01/2015

IN MÃ VẠCH​​​​
Đ​ể quản lý và định danh các tài liệu, hồ sơ trong kho lưu trữ, phần mềm sử dụng mã vạch làm định danh mỗi đơn vị lưu trữ.

Mã vạch được gắn cho các loại sau: hộp hồ sơ, hồ sơ và thành phần hồ sơ.

Mã vạch còn giúp việc quản lý mượn/trả tài liệu một cách nhanh chóng, thuận tiện thông qua thiết bị đọc mã vạch. Để bàn giao/hoàn trả hồ sơ, tài liệu, cán bộ thủ thư chỉ cần quét hồ sơ/tài liệu qua máy đọc mã vạch, phần mềm sẽ tự động ghi nhận.

Để hỗ trợ cho bộ phân biên mục hồ sơ, phần mềm cung cấp 3 chức năng in mã vạch gồm: in mã vạch cho hộp hồ sơ, in mã vạch cho hồ sơ, và in mã vạch cho thành phần hồ sơ. Cán bộ biên mục sử dụng các chức năng này trong quá trình biên mục hồ sơ. 

Quá trình Biên mục/biên tập hồ sơ lưu trữ được thực hiện khi hồ sơ kết thúc xử lý, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục hồ sơ. Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ theo trình tự sau:​

1. Đánh số trang

Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ. Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm. 

Khi đánh số trang cần lưu ý:

  • Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).
  • Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số.
  • Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.
  • Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.
  • Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài liệu... khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số. 
  • Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c ..).
  • Nếu trong hồ sơ có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) thì chỉ cần đánh một số chung cho tư liệu đó. (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu). 

2. In mục lục hồ sơ

Inmục lục văn bản, tài liệu vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa. 

3. In bìa hồ sơ bao gồm mã vạch

In bìa hồ sơ đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên loại hồ sơ; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; loại hồ sơ, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.

4. In mã vạch hộp hồ sơ

in-ma-vach.png 

Các hồ sơ được gom nhóm và đóng gói thành hộp hồ sơ, cán bộ lưu trữ tiến hành in mã vạch để dán lên hộp hồ sơ.

Page View:   Lượt người xem:   2964
Share:Chia sẻ:
Manage PermissionsManage Permissions
|
Version HistoryVersion History

Hình ảnh

Hình ảnh mô tả

Tóm tắt

Nội dung

Link thay thế nội dung

Ngày xuất bản

Tin nổi bật

Tác giả

Phân loại

Loại bài viết

NavigationTermId

FriendlyURL

FriendlyName

Trạng thái

Lịch sử

Số lượt người đọc

Thứ tự hiển thị

LacVietFriendlyName

Approval Status

Attachments

Content Type: Tin Tức Mở Rộng
Version:
Created at by
Last modified at by
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
  • 24-7
  • agu
  • AlliED
  • APL
  • ASC
  • Bayer
  • Bel
  • CEP
  • Cfe-Trung-nguyen
  • CIC8
  • Citi-Bank
  • Con-Co
  • Co-Tec
  • Dai-Dong-Tien
  • dai-hoc-mo
  • dat-viet
  • Dau-nhot-Vi-lu-be
  • DigiPro
  • ECO-pharmar
  • FiNex
  • Golf-Long-Thanh
  • Grant-Thornton
  • Grobest
  • GSK
  • habubank
  • hoanvu
  • ICIC
  • ICTI HCM
  • Incombank
  • Jabil
  • Kanaan
  • Keppel-land
  • KMID
  • Giải pháp erp cho vĩnh tường
  • PV Drilling
  • Long thành
  • Lotus Steel
  • mbbank
  • MDK