Quản Lý Hồ Sơ Lưu Trữ
Thứ 3, Ngày 27/01/2015, 17:00
Phân hệ khác
27/01/2015
Ngoài các phân hệ được nêu cụ thể trên thì giải pháp quản lý hồ sơ lưu trữ còn có một số các phân hệ sau:

PHÂN HỆ KHÁC

Ngoài các phân hệ được nêu cụ thể trên thì giải pháp quản lý hồ sơ lưu trữ còn có một số các phân hệ sau:

1.  Bàn giao hồ sơ lưu trữ

Sau khi đơn đăng ký được chấp nhận. Các bước tiếp theo cần thực hiện gồm:

  • Cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra và chuẩn bị các tài liệu theo đơn đăng ký.
  • Người khai thác đến kho lưu trữ để cùng cán bộ lưu trữ tiến hành các thủ tục bàn giao hồ sơ.
  • Cán bộ lưu trữ tiến hành quét mã vạch từng tài liệu vào phần mềm.

Sau khi bàn giao hồ sơ, phần mềm kết xuất biên bản giao nhận để 2 bên (người khai thác, cán bộ quản lý kho) ký xác nhận.

2. Gia hạn sử dụng hồ sơ lưu trữ

Mỗi hồ sơ, tài liệu chỉ được mượn khai thác trong một khoảng thời gian nhất định do người phê duyệt và cán bộ thủ thư quyết định. Hết thời gian mượn, người khai thác phải mang hồ sơ, tài liệu đến kho để thực hiện thủ tục hoàn trả. Tuy nhiên, Trong quá trình khai thác các tài liệu đang mượn, người khai thác có thể gia hạn thêm thời gian sử dụng nếu cần thiết.

3. Hoàn trả, khai báo mất hồ sơ lưu trữ

Mỗi hồ sơ, tài liệu chỉ được mượn khai thác trong một khoảng thời gian nhất định do người phê duyệt và cán bộ thủ thư quyết định. Hết thời gian mượn, người khai thác phải mang hồ sơ, tài liệu đến kho để thực hiện thủ tục hoàn trả.

4.  Hồ sơ cá nhân

Mỗi người dùng/bạn đọc có thể xem các thông tin cá nhân và thực hiện việc đổi mật khẩu sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống.

5.  Báo cáo

Hệ thống cung cấp 3 loại báo cáo thảo chuẩn, đáp ứng các yêu cầu quản lý kho lưu trữ và phù hợp với các yêu cầu của Cục Văn thư lưu trữ.

6.  Thống kê

Phần mềm cung cấp 04 chức năng thống kê nhằm cung cấp cho người quản lý tình hình truy cập và khai thác sử dụng tài liệu tại các kho lưu trữ. 04 chức năng thống kê thuộc 2 loại: Thống kê tổng hợp tình hìnhđăng ký sử dụng hồ sơ lưu trữ kho lưu trữ và thống kê tình hình truy cập, tra cứu hồ sơ, tài liệu.

7.  Quản lý các danh mục

Phần mềm cung cấp các chức năng giúp người quản trị hệ thống thiết lập và quản lý các danh mục dữ liệu dùng chung trên hệ thống gồm: Quản lý loại kho; Quản lý danh mục kệ; Quản lý danh mục hộp; Quản lý loại TPHS; Quản lý loại hồ sơ; Quản lý loại kệ.

Các chức năng quản lý danh mục được phân quyền cho vai trò Biên tập và Quản trị hệ thống. Người biên tập hoặc quản trị hệ thống có thể thêm, xóa và hiệu chỉnh dữ liệu trong các danh mục.

8.  Phân quyền vai trò

Phần mềm tổ chức việc quản lý và phân quyền truy cập các chức năng của phần mềm cho người dùng theo vai trò. Hệ thống cung cấp chức năng cho phép Nhân viên quản trị định nghĩa danh mục các vai trò và thiết lập danh sách các quyền có thể có cho mỗi vai trò.

9.  Phân quyền người dùng

Hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp hệ thống người dùng trong hệ thống định danh Microsoft Active Directory (AD) giúp đồng nhất dữ liệu người dùng giữa cơ sở dữ liệu người dùng của phần mềm và cơ sở dữ liệu người dùng trong hệ thống AD.

Với việc tính hợp với hệ thống định AD, hệ thống cho phép người sử dụng chỉ cần đăng nhập một lần, sau đó truy cập và sử dụng tất cả các dịch vụ/nghiệp vụ đã và sẽ cung cấp trên hệ thống được phát triển dựa trên nền tảng Microsoft Sharepoint.

10.  Quản lý cấp độ truy cập

Đối với việc quản lý các hồ sơ, tài liệu số, hệ thống cho phép truy cập trực tiếp đến các tập tin số gằn kèm theo hồ sơ, tài liệu ngay trên phần mềm mà không cần đến kho lưu trữ. Hệ thống áp dụng cơ chế phân quyền truy cập đến các tài liệu số này theo cấp độ truy cập.

11.  Chính sách hệ thống

Chính sách hệ thống là nơi thiết lập các tham số, quy tắc vận hành của hệ thống. Cụ thể, hệ thống cung cấp 5 tham số để cán bộ quản trị thiết lập theo đặc thù quản lý và quy chế quản lý kho lưu trữ của đơn vị.

12.  Quản lý sơ đồ tổ chức

Mỗi hồ sơ, tài liệu được lập thuộc một cơ quan/đơn vị và kho lưu trữ. Phân hệ quản lý sơ đồ tổ chức cung cấp các chức năng phục vụ cho cán bộ quản trị thiết lập (thêm, xóa, sửa) các cơ quan/đơn vị này hoặc định nghĩa mới các cơ quan trong tổ chức. Đồng thời, phân hệ này còn cung cấp các chức năng giúp phân bổ người dùng vào các phòng ban, quản lý thông tin chi tiết của mỗi phòng ban hoặc người dùng trên hệ thống.

13.  Cấu hình số hiệu

Tất cả số hiệu, ký hiệu do phần mềm tự động phát sinh đều dựa theo các quy tắt do quản trị hệ thống tự định nghĩa.

14.  Quản lý ngày nghỉ

Phân hệ quản lý ngày nghỉ giúp nhân viên quản trị hệ thống cấu hình các ngày làm việc trong tuần, quản lý danh sách các ngày nghỉ đặc biệt. Việc định nghĩa chính xác những thông tin trên giúp việc tính toán số ngày hoàn trả hồ sơ, ngày gia hạn,….

Page View:   Lượt người xem:   2778
Share:Chia sẻ:
Manage PermissionsManage Permissions
|
Version HistoryVersion History

Hình ảnh

Hình ảnh mô tả

Tóm tắt

Nội dung

Link thay thế nội dung

Ngày xuất bản

Tin nổi bật

Tác giả

Phân loại

Loại bài viết

NavigationTermId

FriendlyURL

FriendlyName

Trạng thái

Lịch sử

Số lượt người đọc

Thứ tự hiển thị

LacVietFriendlyName

Approval Status

Attachments

Content Type: Tin Tức Mở Rộng
Version:
Created at by
Last modified at by
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
  • 24-7
  • agu
  • AlliED
  • APL
  • ASC
  • Bayer
  • Bel
  • CEP
  • Cfe-Trung-nguyen
  • CIC8
  • Citi-Bank
  • Con-Co
  • Co-Tec
  • Dai-Dong-Tien
  • dai-hoc-mo
  • dat-viet
  • Dau-nhot-Vi-lu-be
  • DigiPro
  • ECO-pharmar
  • FiNex
  • Golf-Long-Thanh
  • Grant-Thornton
  • Grobest
  • GSK
  • habubank
  • hoanvu
  • ICIC
  • ICTI HCM
  • Incombank
  • Jabil
  • Kanaan
  • Keppel-land
  • KMID
  • Giải pháp erp cho vĩnh tường
  • PV Drilling
  • Long thành
  • Lotus Steel
  • mbbank
  • MDK