Thành phần thông tin của một hồ sơ lưu trữ như hình bên dưới.
Tên (hoặc mã) kho lưu trữ
Loại hồ sơ
Số lưu trữ:
Ký hiệu thông tin
Tiêu đề hồ sơ
Chú giải
Thời gian của tài liệu: Bắt đầu, Kết thúc
Ngôn ngữ
Bút tích
Số lượng tờ
Thời hạn bảo quản
Chế độ sử dụng
Tình trạng vật lý
Ghi chú
Cán bộ lưu trữ có thể hiệu chỉnh nội dung của hồ sơ hiện hành hành hoặc xóa hồ sơ khỏi hệ thống.