• Hồ sơ lưu trữ thường được chia làm 2 loại: hồ sơ mật và ​hồ sơ thông thường. Trong hồ sơ mật phải có ít nhất một tài liệu/thành phần hồ sơ được xác định là mật.
  
• Lập hồ sơ lưu trữ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ công việc đòi hỏi phải đảm bảo các quy định của Cơ quan, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Một hồ sơ công việc được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác tại cơ quan, đơn vị và của bản thân người lập hồ sơ, mặt khác tạo điều kiện cho việc tra cứu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng theo yêu cầu của cán bộ trong cơ quan hoặc của các đối tượng khác có liên quan.
  
• Yêu cầu đối với hồ sơ được lập: Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
  
• Sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ lưu trữ, cán bộ các phòng ban tiến hành giao nộp cho bộ phận lưu trữ. Tại đây, bộ phận lưu trữ tiến hành công tác rà soát, chỉnh lý và biên mục hồ sơ trước đi đưa vào kho lưu trữ.
  
• Sau khi hồ sơ đã được biên mục, cán bộ lưu trữ sử dụng chức năng tạo mới hồ sơ lưu trữ trên phần mềm để tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống.
  

Thành phần thông tin của một hồ sơ lưu trữ như hình bên dưới.

Cán bộ lưu trữ có thể hiệu chỉnh nội dung của hồ sơ hiện hành hành hoặc xóa hồ sơ khỏi hệ thống.