Manage PermissionsManage Permissions
|
Version HistoryVersion History

Hình ảnh

Hình ảnh mô tả

Tóm tắt

Nội dung

Link thay thế nội dung

Ngày xuất bản

Tin nổi bật

Tác giả

Phân loại

Loại bài viết

NavigationTermId

FriendlyURL

FriendlyName

Trạng thái

Lịch sử

Số lượt người đọc

LV - Friendly Name

Approval Status

Attachments

Content Type: Tin Tức Mở Rộng
Version:
Created at by
Last modified at by
Tài nguyên
Thứ 4, Ngày 02/12/2020, 12:00
7 cách thực hành tốt nhất cho cuộc họp trực tuyến mùa COVID-19
02/12/2020

Lựa chọn nào tốt hơn cho các doanh nghiệp và những người tổ chức hội nghị trong việc ứng phó với sự bùng phát của virus corona? Những năm gần đây, sự phổ biến của các cuộc họp trực tuyến đã đạt được những kỷ lục mới để đáp ứng với lời kêu gọi giảm thiểu du lịch hàng không và sử dụng những hội nghị thân thiện với môi trường.​​

Hơn nữa, đợt bùng phát của virus corona (COVID-19) đã làm sáng tỏ về các lựa chọn kỹ thuật số có khả năng thay thế cho các hình thức truyền thống như thiết lập các hội nghị thông thường. Hội nghị trực tuyến cho phép các cá nhân tham dự các sự kiện trực tiếp do vấn đề visa, chi phí đi lại hoặc các lý do khác. Một giải pháp như vậy làm tăng khả năng tiếp cận và giảm rào cản đối với các thành phần tham gia.


hoi hop truc tuyen 

Sự bùng phát virus đã được chứng minh là một trong những thí nghiệm về làm việc từ xa tốt nhất từ trước đến nay. Các cuộc họp trực tuyến mang lại hiệu quả hơn, vì mọi người từ khắp nơi đều có thể tham gia, không cần phải đặt lịch cho phòng họp và bạn sẽ không phải lo việc bị hết chỗ. Đối với các cuộc họp khẩn cấp vào cuối tuần và ngoài giờ hành chính, một cuộc họp trực tuyến thường khả thi hơn so với việc mọi người phải đến cơ quan để họp.

Một dấu hiệu đáng mừng là hầu hết các cơ quan, tổ chức hiện đang trong một tư thế tốt để chuyển từ các cuộc họp trực tiếp sang trực tuyến. Chỉ trong vài năm qua, các nền tảng họp trực tuyến đã trở thành một công cụ phổ biến. Ngoài ra, chất lượng của các cuộc họp cũng đã được cải thiện đáng kể trong những năm gần đây

Dưới đây là một vài gợi ý về cách thực hành cuộc họp trực tuyến tốt nhất mùa COVID-19

  1. Tạo một Agenda (Chương trình nghị sự)

agenda 

Chất lượng của một cuộc họp trực tuyến sẽ là một phần được quan tâm cần đưa vào agenda. Nếu có thể, agenda nên được chuẩn bị trước thời hạn. Trình bày agenda trong phần mềm cuộc họp trực tuyến là một ý tưởng tốt. Agenda có thể được đưa vào phần bình luận hoặc chia sẻ trên màn hình. Nhiều người trong cuộc họp trực tuyến đôi khi chỉ thích bật chức năng âm thanh. Người chủ trì cuộc họp nên thảo luận chi tiết ngay từ phần đầu của agenda và sau đó chuyển sang đi sâu vào từng điểm một.

  1. Điểm danh

Các cuộc họp trực tuyến sẽ thiếu đi sự giao tiếp xã hội trực tiếp. Trong một cuộc họp trực tiếp, bạn có thể dễ dàng thấy đầy đủ những thành viên tham gia cuộc họp. Hãy dành một vài phút trước khi bắt đầu mỗi cuộc họp để điểm danh các thành phần tham dự bằng cách đọc tên những thành viên được mời hoặc nhờ mọi người tự xác nhận sẽ làm cho cuộc họp trực tuyến tiếp theo hiệu quả hơn.

  1. Tích cực tạo điều kiện phát biểu

Các cuộc họp trực tuyến đòi hỏi mức độ thuận lợi cao hơn so với các cuộc thảo luận trực tiếp. Bất cứ ai đang tổ chức cuộc họp sẽ cần đóng một vai trò tích cực trong việc điều chuyển cuộc trò chuyện, phân phối thời gian và tạo điều kiện cho mọi người đưa ra ý kiến. Người điều phối cuộc họp cần chủ động mời mọi người đưa ra ý kiến, gọi người tham gia cuộc họp bằng tên. Đừng ngại chuyển hướng cuộc trò chuyện, ngay cả khi điều đó có nghĩa là cắt đứt phát biểu của mọi người hoặc chuyển hướng để đạt tiến độ cuộc họp. Một người điều phối cuộc họp trực tuyến tốt sẽ hoàn toàn điều khiển cuộc họp thông qua agenda và trên tất cả những người tham gia. 

  1. Tạo không gian cho mọi người đóng góp

Mỗi cuộc họp nhóm liên quan đến các yếu tố con người, bối cảnh và ngữ cảnh sẽ tuân theo một kịch bản có thể dự đoán được. Các thành viên chức vụ cao trong cuộc họp sẽ nói nhiều hơn, những người chức vụ thấp hơn có thể có kiến thức phù hợp nhưng họ sẽ nói ít hơn. Không có mối tương quan giữa lượng thời gian mà ai đó nói và chất lượng đóng góp của họ. Những bất bình đẳng thông tin này có thể được cải thiện hoặc trở nên trầm trọng hơn bởi các cuộc họp trực tuyến. Tùy thuộc vào người tổ chức cuộc họp (hoặc người điều phối) có chủ động tạo không gian giao tiếp cho mọi người trong cuộc họp hay không.

  1. Tạo không gian cho những bất đồng chính kiến

 phat bieu y kien 

Các cuộc họp trực tuyến có thể rơi vào trường hợp tư duy tập thể như bất kỳ cuộc tụ họp nào khác. Hơn nữa, nguy cơ tư duy tập thể của các cuộc họp trực tuyến còn có thể tồi tệ hơn, vì thật khó để tìm đúng thời điểm để đưa ra quan điểm bất đồng. Vì lý do này, người điều hành cuộc họp hãy nên luôn tạo không gian cho những ý kiến trái chiều. Trong mỗi trường hợp, luôn luôn chào đón bất đồng quan điểm - và làm rõ rằng cuộc họp trực tuyến là không gian an toàn cho những ý kiến trái chiều.

  1. Có kế hoạch rõ ràng cho các bước tiếp theo và kết thúc đúng giờ

Người điều phối / chủ trì cuộc họp trực tuyến nên dành thời gian trong agenda để đưa ra các bước tiếp theo. Cuộc thảo luận sẽ đi đến cuối thời gian cuộc họp được phân bổ và phần trình bày của các bước tiếp theo sẽ trở nên gấp rút. Nên ưu tiên phát triển và chia sẻ các bước tiếp theo trong cuộc họp hoặc gửi agenda với chi tiết các bước thực hiện qua email cho từng người tham gia cuộc họp. Lưu ý rằng cuộc họp trực tuyến nên được kết thúc đúng giờ.

  1. Hãy suy nghĩ cẩn thận để tạo điều kiện cho các cuộc gặp gỡ trực tiếp và gặp gỡ trực tuyến

Một cách khác mà các cơ quan tổ chức đang thay đổi nhanh chóng để đáp ứng giãn cách xã hội mùa COVID-19 là tổ chức các cuộc họp hỗn hợp với một số người tham gia trực tiếp và những người khác tham gia trực tuyến. Nếu người chủ trì cuộc họp không cẩn thận, những người tham gia trực tuyến có thể sẽ không đóng góp như nhau cho cuộc thảo luận. 

Người điều hành cuộc họp phải tích cực mời đóng góp của những người tham dự từ xa. Sẽ không phải là một giải pháp tốt nếu như hỏi bất cứ ai đang tham gia trực tuyến có điều gì để chia sẻ. Tốt hơn hết là yêu cầu từng người tham gia từ xa báo cáo và trả lời theo tên.

Các cuộc họp trực tuyến nếu được tổ chức cẩn thận và tạo được điều kiện thuận lợi với các chức năng hiệu quả sẽ vượt trội hơn so với các cuộc họp trực tiếp. Thông tin có thể được chia sẻ tự do hơn và những ý kiến bất đồng có thể được bày tỏ đầy đủ và tôn trọng hơn.

Ngoài việc thực hiện theo các cách thực hành cuộc họp tốt nhất trong thời điểm căng thẳng cao với khối lượng công việc khổng lồ liên quan đến COVID-19. Tất cả chúng ta đều cần phải quan tâm, chăm sóc và tử tế hơn với đồng nghiệp trong những ngày này. Mô hình hóa sự quan tâm và lo lắng cho nhau có lẽ là điều tốt nhất chúng ta có thể làm trong các cuộc họp trực tuyến.

Page View:   Lượt người xem:   453
Share:Chia sẻ: